Der Ablageassistent – unterstützt und ergänzt Ihre Belegarchivierung

Vor kurzem haben wir Ihnen die Stapelverarbeitung vorgestellt – ideal für große Belegaufkommen, einfache vollautomatische Belegarchivierung über vorher angelegte Masken. Aber was, wenn Sie diesen Funktionsumfang nicht brauchen – wenn Sie am Tag nur wenige Belege zu archivieren haben? Oder ergänzend zur Stapelverarbeitung auf die Schnelle einzelne Dokument archivieren wollen? Dafür haben wir auch die passende Lösung parat – der inoxisionARCHVE Ablageassistent!

Unterstützte Belegarchivierung dank OCR-Erkennung

Es ist so einfach! Scannen Sie Ihr Dokument und laden Sie es in Ihr Archiv – mit dem Ablageassistenten können Sie nun die Verschlagwortung vornehmen.
Wählen Sie Ihr Dokument oder einen eigenen definierten Bereich, in welchem die wichtigsten Daten, wie Datum, Beleg- und Kundennummer und co. zu finden sind aus. Nun wird das Dokument oder der individuell vergebene Bereich per OCR ausgelesen und der Ablageassistent macht ihnen Vorschläge zur Verschlagwortung. Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Verschlagwortungsinformationen und/oder ergänzen Sie diese nach belieben mit eigenen Schagworten – und fertig!

Und wie immer gilt – je mehr Schlagworte, desto zielgenauer die spätere Recherche.

Wiederkehrende Belege erkennen

Für wiederkehrende Belege erstellen Sie sich einfach eine Vorlage – somit wird der Beleg künftig schnell und einfach erkannt und verschlagwortet.

Beispiel: Herr Sinar erhält wöchentlich eine Rechnung vom Lieferanten Dommer. Um nicht immer alles einzeln händisch zu verschlagworten, erstellt Herr Sinar eine Vorlage einer dieser Rechnungen. Er lässt das OCR über die relevanten Daten laufen und wählt dann das Logo als eindeutiges Merkmal aus und speichert sich die Vorlage. Wenn der nächste Beleg des Lieferanten Dommer kommt, muss Herr Sinar lediglich das Dokument einscannen und die Vorlage auswählen – die wichtigsten Daten werden dann automatisch erfasst und verschlagwortet. Zusätzlich kann er die Schlagworte noch weiter bearbeiten und ergänzen.

Machen Sie sich Ihr Leben einfacher – mit inoxisionARCHIVE und dem Ablageassistenten sparen Sie gezielt Zeit und Nerven!