E-Post versenden mit inoxisionARCHIVE

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Wussten Sie schon, dass Sie sich das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden mit inoxisionARCHIVE und dem E-Postbrief sparen können? Wir haben gemeinsam mit der Deutschen Post AG eine innovative Lösung als Alternative zum Briefversand: versenden Sie Ihre Briefe nun aus dem Archiv per Mausklick – der E-Postbrief macht es möglich!

Sparen Sie Material, Zeit und Geld

Mit der E-POST Schnittstelle können Sie nun wertvolle Arbeitszeit und Materialkosten sparen. Sie müssen nun nicht mehr ausdrucken, verpacken und versenden – durch die direkte Integration von inoxisionARCHIVE zum E-Post Dienst, übergeben Sie den gewünschten Brief einfach per Mausklick an die Deutsche Post AG – die Zustellung erfolgt dann wie gewohnt postalisch.

Sie können auch einen Workflow zum automatischen Versand von Briefen einstellen, somit können Sie Ihre Arbeitszeit effektiver nutzen.

Die Deutsche Post AG steht für zertifizierte Datensicherheit und –verarbeitung, vertraulichen Briefversand und hohe Sicherheitsstandards. Somit sind Sie immer sicher!

Ihr inoxisionARCHVE kann einfach mehr!

Kommen Sie nun ganz im digitalen Zeitalter an – archivieren Sie Ihre Dokumente, E-Mails, Bilder in Ihrem inoxisionARCHIVE und versenden Sie Ihre Briefe einfach per Mausklick!

inoxisionARCHIVEdrive – Ihr Archiv im Windows Explorer!

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Wussten Sie schon, dass Sie sich Ihr inoxisionARCHIVE in den verschiedensten Varianten darstellen lassen können? Bevorzugen Sie eine Baumstruktur, weil Sie üblicherweise mit dem Windows Explorer arbeiten? Arbeiten Sie lieber in einer Tabellen- oder Knotenstruktur? Wir bieten hoch ergonomische Lösungen – inoxisionARCHIVE passt sich Ihren Bedürfnissen an! Heute stellen wir Ihnen inoxisionARCHIVEdrive vor – Ihr Archiv im Windows-Explorer!

inoxisionARCHIVE – so individuell wie Sie!

Sie arbeiten gewöhnlich mit dem Windows-Explorer? Dann bleiben Sie doch dabei! Passen Sie sich Ihr Archiv exakt auf Ihre Arbeitsabläufe an: Mit inoxisionARCHIVEdrive. Sie können virtuelle Laufwerke erstellen und Ihre Ablage und Recherche in Ihren Explorer einhängen.

Archivieren Sie Ihre Dokumente auf Basis der Baumstruktur

Wenn Sie eine Datei archivieren wollen, speichern Sie diese einfach in den entsprechenden Ordner in Ihrer Verzeichnisstruktur. Natürlich sind noch viele weitere individuelle Anpassungen möglich!

Die Archivierung erfolgt dann nach einer vorab definierten Zeit. Im Klartext heißt das: Haben Sie eingestellt, dass neue Dateien im Archivlaufwerk erst nach 3, 5 oder 60 Minuten archiviert werden sollen, wird inoxisionARCHIVE Ihre Datei erst nach Ablauf der eingestellten Wartezeit archivieren – somit haben Sie genügend Zeit ein Dokument zu bearbeiten, anders zu benennen oder zu löschen, bevor es archiviert wird. Die Wartezeit startet nach dem letzten Zugriff.

Ihr Verzeichnis zur Verschlagwortung

Die Verschlagwortung erfolgt über das von Ihnen angelegte Verzeichnis. Ein Beispiel: Herr Mohn möchte zu dem Projekt „Hausbau Reinhardt“ gern das Dokument „Rechnung“ archivieren. Dazu geht er in seine Verzeichnisstruktur in den Ordner „Hausbau“ und den Unterordner „Reinhardt“ und speichert hier sein Dokument. In seinem Archiv wird das Dokument mit den Schlagworten des Ordners „Hausbau“, des Unterordners „Reinhardt“ und dem Dateinamen „Rechnung“, wie auch dem aktuellen Datum archiviert. Bei Bedarf lassen sich die Schlagwörter auch umschlüsseln.

Passen Sie inoxisionARCHIVE auf Ihre Bedürfnisse an…

…und erleben Sie die hohe Ergonomie Ihres Archives!

Der Ablageassistent – unterstützt und ergänzt Ihre Belegarchivierung

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Vor kurzem haben wir Ihnen die Stapelverarbeitung vorgestellt – ideal für große Belegaufkommen, einfache vollautomatische Belegarchivierung über vorher angelegte Masken. Aber was, wenn Sie diesen Funktionsumfang nicht brauchen – wenn Sie am Tag nur wenige Belege zu archivieren haben? Oder ergänzend zur Stapelverarbeitung auf die Schnelle einzelne Dokument archivieren wollen? Dafür haben wir auch die passende Lösung parat – der inoxisionARCHVE Ablageassistent!

Unterstützte Belegarchivierung dank OCR-Erkennung

Es ist so einfach! Scannen Sie Ihr Dokument und laden Sie es in Ihr Archiv – mit dem Ablageassistenten können Sie nun die Verschlagwortung vornehmen.
Wählen Sie Ihr Dokument oder einen eigenen definierten Bereich, in welchem die wichtigsten Daten, wie Datum, Beleg- und Kundennummer und co. zu finden sind aus. Nun wird das Dokument oder der individuell vergebene Bereich per OCR ausgelesen und der Ablageassistent macht ihnen Vorschläge zur Verschlagwortung. Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Verschlagwortungsinformationen und/oder ergänzen Sie diese nach belieben mit eigenen Schagworten – und fertig!

Und wie immer gilt – je mehr Schlagworte, desto zielgenauer die spätere Recherche.

Wiederkehrende Belege erkennen

Für wiederkehrende Belege erstellen Sie sich einfach eine Vorlage – somit wird der Beleg künftig schnell und einfach erkannt und verschlagwortet.

Beispiel: Herr Sinar erhält wöchentlich eine Rechnung vom Lieferanten Dommer. Um nicht immer alles einzeln händisch zu verschlagworten, erstellt Herr Sinar eine Vorlage einer dieser Rechnungen. Er lässt das OCR über die relevanten Daten laufen und wählt dann das Logo als eindeutiges Merkmal aus und speichert sich die Vorlage. Wenn der nächste Beleg des Lieferanten Dommer kommt, muss Herr Sinar lediglich das Dokument einscannen und die Vorlage auswählen – die wichtigsten Daten werden dann automatisch erfasst und verschlagwortet. Zusätzlich kann er die Schlagworte noch weiter bearbeiten und ergänzen.

Machen Sie sich Ihr Leben einfacher – mit inoxisionARCHIVE und dem Ablageassistenten sparen Sie gezielt Zeit und Nerven!

Schutz vor Schadsoftware – inoxisionARCHIVEprotect

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Die Gefahr durch Schadsoftware nimmt täglich zu, denn sie verändert sich ständig. Vermeintlich „sichere“ E-Mails und Anhänge können womöglich dennoch großen Schaden anrichten. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Daten und Informationen immer wieder geprüft werden.

Das Schutzschild aus Ihrem Archiv

inoxisionARCHIVEprotect bietet Ihnen Schutz – Denn wenn Sie etwas aus dem Archiv aufrufen, prüft inoxisionARCHIVEprotect jede E-Mail, jeden Anhang und jedes Dokument nochmals mit den jeweils aktuellsten Erkennungsroutinen ob Schadsoftware enthalten ist – somit kann z. B. ein Schadcode erkannt werden, der von Ihrer Firewall nicht erkannt werden konnte, da er noch zu neu war.

Sicher – jetzt und in Zukunft

Sparen Sie sich den Arbeitsausfall und den womöglichen Verlust Ihrer Daten und schonen Sie Ihre Nerven die solche Zwischenfälle stark belasten können – Gehen Sie einfach auf Nummer sicher – inoxisionARCHVEprotect schützt Ihr Archiv und Ihre Daten.

Mit inoxisionARCHIVEmail sicher E-Mails versenden

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Haben Sie schon von unserem Modul „secureMail“ gehört?

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit verschlüsselte E-Mails direkt aus Microsoft® Outlook zu versenden, welche nur von dem Empfänger durch Passworteingabe geöffnet werden können.

Sicher senden mit inoxision secureMail!

Mit inoxision secureMail erhalten Sie direkt in Microsoft® Outlook die zusätzliche Schaltfläche „Sicher Senden“ – durch Drücken der Schaltfläche erstellen Sie automatisch oder manuell ein Passwort für den gewünschten Empfänger – danach wird die E-Mail, welche geschützt versendet werden soll, automatisch in ein kennwortgeschütztes 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet – nun kann es nur noch vom Empfänger mit dem richtigen Passwort geöffnet und gelesen werden.

Wenn Sie nun immer dem gleichen Empfänger eine sichere passwortgeschützte Mail senden wollen, schlägt inoxision secureMail das manuell vergebene Passwort für den gleichen Empfänger automatisch wieder vor. Also haben Sie und Ihr gewünschter Empfänger ein Einheitspasswort. Sie können aber auch jedes mal ein neues Passwort vergeben. Sie haben die Wahl.

Einfach und sicher – mit inoxision secureMail!

Warum ist inoxisionARCHIVE genau das Richtige für Sie?

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Es gibt so viele Gründe, warum ein Archiv eine wirklich gute und sinnvolle Anschaffung ist. In Ihrem Unternehmen kommen jeden Tag Fluten an Informationen auf Sie zu: Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Emails, Projekte und vieles mehr – da können Sie etwas Entlastung wirklich gut brauchen. inoxisionARCHIVE spart Zeit und damit bares Geld und kann Ihnen dabei helfen, Unternehmens-Prozesse zu optimieren. Ihr inoxisionARCHIVE unterstützt Sie gezielt dabei.

Auszug der Mehrwerte für Unternehmen – Beispiele

Ich werde Ihnen in den nächsten Zeilen erläutern, was genau inoxisionARCHIVE für Sie tun kann, anhand von verschiedenen Beispielen.

Schon kleine 1-Mann-Betreibe Profitieren von einem Archiv

Herr Sommer ist Handwerker und er hat aktuell mehrere Projekte gleichzeitig laufen – Fast täglich schreiben ihm seine Auftraggeber E-Mails oder er macht Zeichnungen und Pläne für das jeweilige Projekt, erstellt und erhält Rechnungen, da kann Herr Sommer sehr schnell die Übersicht verlieren.

Mit inoxisionARCHIVE passiert ihm das nicht – Da seine E-Mails, Bilder, Dokumente u. s. w. zentral in seinem Archiv gespeichert sind, findet er jede Information die er braucht, schnell und unkompliziert wieder. Zusätzlich hat er die Möglichkeit z. B. Projekt-Mappen zu erstellen – Damit findet er alle notwendigen Informationen zu einem Projekt zusammen an einem Ablageort – mit dem Modul inoxisionDRIVE hat er zusätzlich die Möglichkeit sich sein Archiv in seinem Explorer in der gewohnten Baumstruktur anzeigen zu lassen. Also kann er sich in Zukunft immer, wenn Ihn ein Kunde anruft, gleich die Projekt-Mappe zu diesem öffnen und findet alle Infos auf einmal wieder.

Nicht nur, dass die Unterlagen aufgeräumt sind – auch wenn Dokumente „Aufgaben“ haben, wie unterschrieben oder freigegeben werden zu müssen ist inoxisionARCHIVE Lösung:

Firma Wolke hat 50 Mitarbeiter. Wenn eine Rechnung reinkommt muss diese, bevor sie bei Frau Bauer in der Buchhaltung landet, erst noch vom Geschäftsführer Herrn Maier freigegeben werden. Mit dem entsprechenden Workflow-Task macht inoxisionARCHIVE genau das: die Rechnung wird erkannt und Herr Maier wird benachrichtigt. Dieser erteilt die Freigabe und Frau Bauer erhält eine E-Mail mit der Info, dass die Rechnung freigegeben wurde und kann den Betrag überweisen.

Zusätzlich hat die Firma viele Rückläuferbelege, wie zum Beispiel das Angebot von Herrn Luft, dass unterschrieben wieder zurück in die Firma kommt. Anhand des bei Erstellung beigefügten QR-Codes, kann der Beleg Problemlos dem Kunden Herrn Luft im Archiv zugeordnet werden.

Auch bei der Bewältigung der Informationsflut hilft Ihnen inoxisionARCHIVE

Firma Herbst hat 100 Mitarbeiter und erhält täglich Rechnungen und Lieferscheine von mehreren festen Lieferanten. Früher hat Frau Zapf jedes Dokument einzeln gescannt – benannt – in den entsprechenden Ordner geschoben – das hat täglich sehr viel wertvolle Zeit gekostet. Doch nun kann sie Ihre Zeit effektiver nutzen, denn mit der inoxisionARCHIVE Stapelverarbeitung kann man wiederkehrende Belege vollautomatisch archivieren. Wenn einmalig eine Maske zu dem entsprechenden Beleg erstellt wurde, wird der Beleg in Zukunft immer automatisch erkannt – automatisch verschlagwortet und archiviert.

Da sich einige Rechnungen ansammeln, ist Frau Zapf schon mal die ein oder andere Rechnung liegen geblieben. Seit Sie inoxisionARCHIVE nutzt, wird sie durch den eingestellten Workflow automatisch benachrichtigt, wenn eine Rechnung länger als 3 Tage nicht bearbeitet wurde.

Recherche leicht gemacht

Herr Simon hat heute einen wichtigen Termin, aber er weiß einfach nicht mehr den Namen seines Ansprechpartners – er weiß nur noch, dass Sie per E-Mail sich über ein rotes Auto ausgetauscht haben. Da inoxisionARCHIVE die Emails per OCR-Erkennung ausliest und archiviert, muss Herr Simon nur noch „rotes Auto“ in die Volltextsuche eingeben und schon sieht er, dass er mit Herrn Heinz den Termin heute hat.

Zurück von seinem Termin, hat Herr Simon die Bestellung auch in der Tasche: Herr Heinz wünscht den selben Teppich, den er 2017 schon bestellt hat. Herr Heinz hatte leider keine Bestellnummer oder ähnliches mehr, aber das ist für inoxisionARCHIVE und somit für Herrn Simon auch kein Thema! Er hat eine Suchmaske mit der zielgenau den Zeitraum und die Rechnungsart suchen kann – und siehe da, in sekundenschnelle hat er die Bestellung von 2017 gefunden!

Diese Zeilen sind nur ein Auszug der Möglichkeiten, die inoxisionARCHIVE bietet und wie wir Ihnen Ihren Berufsalltag erleichtern können. Lassen Sie Ihr Archiv auf Ihre Bedürfnisse „zuschneidern“!

E-Mail und Dokumente archivieren als SaaS-Lösung – inoxision.NOW!

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Heutzutage schweben wir immer wieder in den Wolken – und Ihr Archiv kann das auch! Mit inoxision.NOW haben wir eine Archiv-Lösung für Sie – als Software as a Service (SaaS)!

Was bedeutet SaaS?

Software as a Service – das bedeutet, dass Sie unsere Software als Dienstleistung erhalten. Sie loggen sich einfach über Ihren Webbrowser mit Ihren Anmelde-Daten ein und schon sind Sie in Ihrem Archiv! Alles was Sie künftig noch brauchen ist ein Computer und Internetverbindung!

Unbegrenzte E-Mail-Postfächer

Wie bei allen anderen inoxision Mail-Archiv-Produkten auch, können Sie mit inoxision.NOW eine unbegrenzte Anzahl an E-Mail-Postfächern/Konten archivieren – Sie lizenzieren lediglich den „Recherche-Nutzer“ und den Speicherplatz. Das spart Geld und Nerven – denn auch wenn mal ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und seine Mails weiterhin im Archiv bleiben müssen, entstehen für Sie keine Mehrkosten.

Ihr Dokumentenarchiv online!

Mit inoxision.NOW sind aber nicht nur Ihre E-Mails und deren Anhänge archiviert – Sie können zusätzlich optional auch Ihre Dokumente archivieren. Das hat den einschlägigen Vorteil, dass Sie Ihr Archiv als zentralen Datenpool nutzen können und Sie alle gesuchten Informationen an einem Ort finden werden: in Ihrem Browser!

Deutsche und zertifizierte Rechenzentren

Die Speicherung der Daten erfolgt in deutschen, nach ISO 9001, 14001, 22301, 27001, 27018 und 50001 zertifizierten Rechenzentren. Die Übertragung der Daten erfolgt natürlich verschlüsselt. inoxision.NOW ist selbstverständlich revisionssicher.

Volltextsuche und OCR

Die Volltextsuche durchsucht nicht nur die E-Mails, sondern „liest“ auch deren Anhänge und natürlich Ihre Dokumente per OCR-Erkennung – so kommen Sie komfortabel an Ihr Rechercheziel!

Integration in Fremdsoftware

Integrieren Sie inoxision.NOW in Ihre Unternehmenswelt! Mit dem Integrationsclient ist es möglich, dass Sie Ihr inoxision.NOW-Archiv in Ihre bestehende Software integrieren. Greifen Sie aus Microsoft Outlook wie auch Office 365 auf Ihre archivierten E-Mails zu.

Zugriffsmöglichkeiten

Mit inoxision.NOW können Sie zum Beispiel per App (Android und iOS) auf Ihr Archiv zugreifen. Sie können inoxision.NOW auch als virtuelles Laufwerk in Ihre Windows-Umgebung einhängen – mit inoxisionDRIVE.

Einfach erweiterbar

Wenn Sie inoxision.NOW nutzen, aber nun gern auf eine On Premise-Lösung umsteigen wollen, kann man inoxision.NOW einfach und unkompliziert auf inoxisionARCHIVE umziehen. Auch der Export der Daten (ob nun aus anderen Archivsystemen oder von inoxision.NOW zu inoxisionARCHIVE) ist schnell und einfach erledigt.

Die QR- und Barcode-Erkennung von inoxisionARCHIVE

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Wussten Sie schon, dass Sie sowohl mit der bei inoxisionARCHIVE enthaltenen OCR Erkennung, sowie auch mit der phonetischen Advanced OCR-Erkennung, QR- und Barcodes auslesen können? Eine weitere großartige Möglichkeit Ihr Archiv zu optimieren und auf Sie anzupassen!

Automatische Verschlagwortung bei der Stapelverarbeitung

In Verbindung mit dem Modul Stapelverarbeitung, ist die QR- und Barcode-Erkennung genau richtig eingesetzt. Die OCR-Erkennung liest den Code aus und verschlagwortet das Dokument dann automatisch mit den in dem Code hinterlegten Daten und legt es dann entsprechen ab.

Rückläuferbelege effizient bearbeiten

In der Praxis wird diese Funktion auch gern dafür verwendet, „Rückläuferbelege“ zu bearbeiten. In Detail heißt das:

Haben Sie ein Dokument, dass noch Handschriftlich gegengezeichnet werden muss, wie ein Angebot oder einen Lieferschein, kann das Archiv den unterschriebenen Bogen/Beleg anhand des QR- oder Barcodes entsprechend auslesen und automatisch verschlagwortet ablegen.

Einfach und intuitiv – die inoxisionARCHIVE QR- und Barcode-Erkennung

DMS – Dokumentenmanagement mit inoxisionARCHIVE

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Was ist der Unterschied von einem Dokumentenmanagement-System zu einem Archiv?

Es ist ganz einfach erklärt: In einem Archiv werden Ihre E-Mails und Dokumente endgültig gespeichert und werden nicht mehr verändert, es wird zur Ablage und Recherche genutzt. Ein Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) hingegen lässt Ihre Dokumente „leben“ – Sie können Sie weiter bearbeiten und teilen. In Ihrem inoxisionARCHIVE kommt diese Freiheit im Form des DMS-Modules.

Lassen Sie Ihre Dokumente leben!

Sie haben mit inoxisionARCHIVE und dem DMS- Modul die Möglichkeit Ihre archivierten Dokumente immer weiter zu bearbeiten. Dazu wird im Archiv nach jeder Bearbeitung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Ihr Archiv revisionssicher bleibt, sondern Sie auch die Vorgänger-Versionen wieder einsehen können. (Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie eine Änderung nachvollziehen wollen.) Sie können mit dem DMS-Modul aber auch nicht revisionssichere Archive anlegen, in welchen Sie Dokumente löschen und ohne Versionierung ändern können.

Teamarbeit – kommen Sie sich nicht ins Gehege

Sie wollen ein Dokument bearbeiten – doch was ist wenn Ihr Kollege schon dabei ist es zu bearbeiten? – Das ist einfach gelöst, das inoxisionARCHIVE DMS-Modul checkt das Dokument aus, wenn es Bearbeitet wird und kann im Zeitraum der Bearbeitung nicht versehentlich von einem Kollegen zusätzlich bearbeitet werden. Sind Sie fertig mit der Bearbeitung wird das Dokument einfach wieder eingecheckt.

Microsoft ®  Office Integration

Ein weiterer Bestandteil von inoxisionARCHIVE DMS-Modul ist die Microsoft-Office-Integration. Damit haben Sie direkten Zugriff auf Ihre Archivfunktionen direkt aus Word, Excel, Powerpoint oder Visio. Laden und archivieren Sie direkt aus Ihrer Office-Anwendung und nutzen Sie die ideal auf die Anforderungen im DMS-Umfeld abgestimmte Funktionalität.

Automatisieren Sie Ihren Belegfluss…

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…mit dem inoxisionARCHIVE Workflowserver

Wollen Sie Unternehmensprozesse automatisieren? Sollen zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten im Hintergrund verarbeitet werden, um diese zu prüfen und frei zu geben, oder wollen Sie Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung realisieren? Mit dem inoxisonARCHIVE Workflowserver ist das möglich!

Aufgaben und Prozesse im inoxisonARCHIVE Workflowserver

Beispiel welche Aufgaben und Prozesse man mit dem Workflowserver zuweisen kann.

Freigaben erteilen – Prozessautomatisierung

Geben Sie Ihrem Archiv eine Aufgabe und erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag! Haben Sie z. B. Rechnungen die freigegeben werden müssen? Anstatt zehn E-Mails hin und her zu versenden, zu Drucken oder zu Faxen, können Sie einen Workflow einstellen. Als Beispiel: Lieferant Schulz schreibt eine Rechnung – bevor Frau Müller aus der Buchhaltung die Rechnung bearbeiten darf, muss eine Freigabe der Geschäftsführung erfolgen – mit dem inoxisonARCHIVE Workflowserver wird die Geschäftsführung automatisch benachrichtigt, um die Rechnung freizugeben. Nach der Freigabe bekommt Frau Müller die Nachricht, dass der Beleg freigegeben wurden und sie den offenen Betrag überweisen kann. In Verbindung mit dem dem Rechercheagent, lässt sich dieses unter weitere Szenarien einfach umsetzen.

Vollautomatische Stapelverarbeitung

Sie können auch die Stapelverarbeitung von inoxisionARCHIVE über den Workflowserver automatisieren. Somit können Sie z. B. ohne Benutzerinteraktion eine Stapelverarbeitung durchführen. Sie können dann das Stapelverarbeitungsergebnis automatisch archivieren oder es einem Benutzer zuweisen, dieser wird nach dem beendeten Prozess benachrichtigt und kann das Ergebnis somit noch einmal prüfen. Letzteres gilt ebenfalls für nicht erkannte Dokumente.

Anpassbar und flexibel

Geben Sie an, zu welcher Zeit (einmalig, täglich, wöchentlich usw.) eine Aufgabe durchgeführt werden soll. Passen Sie sich Ihren Workflow auf Ihre Bedürfnisse an!

Natürlich gibt es noch viel mehr Möglichkeiten Ihren Workflowserver von inoxisionARCHIVE auf Ihre Bedürfnisse anzupassen!