Die QR- und Barcode-Erkennung von inoxisionARCHIVE

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Wussten Sie schon, dass Sie sowohl mit der bei inoxisionARCHIVE enthaltenen OCR Erkennung, sowie auch mit der phonetischen Advanced OCR-Erkennung, QR- und Barcodes auslesen können? Eine weitere großartige Möglichkeit Ihr Archiv zu optimieren und auf Sie anzupassen!

Automatische Verschlagwortung bei der Stapelverarbeitung

In Verbindung mit dem Modul Stapelverarbeitung, ist die QR- und Barcode-Erkennung genau richtig eingesetzt. Die OCR-Erkennung liest den Code aus und verschlagwortet das Dokument dann automatisch mit den in dem Code hinterlegten Daten und legt es dann entsprechen ab.

Rückläuferbelege effizient bearbeiten

In der Praxis wird diese Funktion auch gern dafür verwendet, „Rückläuferbelege“ zu bearbeiten. In Detail heißt das:

Haben Sie ein Dokument, dass noch Handschriftlich gegengezeichnet werden muss, wie ein Angebot oder einen Lieferschein, kann das Archiv den unterschriebenen Bogen/Beleg anhand des QR- oder Barcodes entsprechend auslesen und automatisch verschlagwortet ablegen.

Einfach und intuitiv – die inoxisionARCHIVE QR- und Barcode-Erkennung

DMS – Dokumentenmanagement mit inoxisionARCHIVE

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Was ist der Unterschied von einem Dokumentenmanagement-System zu einem Archiv?

Es ist ganz einfach erklärt: In einem Archiv werden Ihre E-Mails und Dokumente endgültig gespeichert und werden nicht mehr verändert, es wird zur Ablage und Recherche genutzt. Ein Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) hingegen lässt Ihre Dokumente „leben“ – Sie können Sie weiter bearbeiten und teilen. In Ihrem inoxisionARCHIVE kommt diese Freiheit im Form des DMS-Modules.

Lassen Sie Ihre Dokumente leben!

Sie haben mit inoxisionARCHIVE und dem DMS- Modul die Möglichkeit Ihre archivierten Dokumente immer weiter zu bearbeiten. Dazu wird im Archiv nach jeder Bearbeitung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Ihr Archiv revisionssicher bleibt, sondern Sie auch die Vorgänger-Versionen wieder einsehen können. (Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie eine Änderung nachvollziehen wollen.) Sie können mit dem DMS-Modul aber auch nicht revisionssichere Archive anlegen, in welchen Sie Dokumente löschen und ohne Versionierung ändern können.

Teamarbeit – kommen Sie sich nicht ins Gehege

Sie wollen ein Dokument bearbeiten – doch was ist wenn Ihr Kollege schon dabei ist es zu bearbeiten? – Das ist einfach gelöst, das inoxisionARCHIVE DMS-Modul checkt das Dokument aus, wenn es Bearbeitet wird und kann im Zeitraum der Bearbeitung nicht versehentlich von einem Kollegen zusätzlich bearbeitet werden. Sind Sie fertig mit der Bearbeitung wird das Dokument einfach wieder eingecheckt.

Microsoft ®  Office Integration

Ein weiterer Bestandteil von inoxisionARCHIVE DMS-Modul ist die Microsoft-Office-Integration. Damit haben Sie direkten Zugriff auf Ihre Archivfunktionen direkt aus Word, Excel, Powerpoint oder Visio. Laden und archivieren Sie direkt aus Ihrer Office-Anwendung und nutzen Sie die ideal auf die Anforderungen im DMS-Umfeld abgestimmte Funktionalität.

Automatisieren Sie Ihren Belegfluss…

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…mit dem inoxisionARCHIVE Workflowserver

Wollen Sie Unternehmensprozesse automatisieren? Sollen zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten im Hintergrund verarbeitet werden, um diese zu prüfen und frei zu geben, oder wollen Sie Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung realisieren? Mit dem inoxisonARCHIVE Workflowserver ist das möglich!

Aufgaben und Prozesse im inoxisonARCHIVE Workflowserver

Beispiel welche Aufgaben und Prozesse man mit dem Workflowserver zuweisen kann.

Freigaben erteilen – Prozessautomatisierung

Geben Sie Ihrem Archiv eine Aufgabe und erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag! Haben Sie z. B. Rechnungen die freigegeben werden müssen? Anstatt zehn E-Mails hin und her zu versenden, zu Drucken oder zu Faxen, können Sie einen Workflow einstellen. Als Beispiel: Lieferant Schulz schreibt eine Rechnung – bevor Frau Müller aus der Buchhaltung die Rechnung bearbeiten darf, muss eine Freigabe der Geschäftsführung erfolgen – mit dem inoxisonARCHIVE Workflowserver wird die Geschäftsführung automatisch benachrichtigt, um die Rechnung freizugeben. Nach der Freigabe bekommt Frau Müller die Nachricht, dass der Beleg freigegeben wurden und sie den offenen Betrag überweisen kann. In Verbindung mit dem dem Rechercheagent, lässt sich dieses unter weitere Szenarien einfach umsetzen.

Vollautomatische Stapelverarbeitung

Sie können auch die Stapelverarbeitung von inoxisionARCHIVE über den Workflowserver automatisieren. Somit können Sie z. B. ohne Benutzerinteraktion eine Stapelverarbeitung durchführen. Sie können dann das Stapelverarbeitungsergebnis automatisch archivieren oder es einem Benutzer zuweisen, dieser wird nach dem beendeten Prozess benachrichtigt und kann das Ergebnis somit noch einmal prüfen. Letzteres gilt ebenfalls für nicht erkannte Dokumente.

Anpassbar und flexibel

Geben Sie an, zu welcher Zeit (einmalig, täglich, wöchentlich usw.) eine Aufgabe durchgeführt werden soll. Passen Sie sich Ihren Workflow auf Ihre Bedürfnisse an!

Natürlich gibt es noch viel mehr Möglichkeiten Ihren Workflowserver von inoxisionARCHIVE auf Ihre Bedürfnisse anzupassen!

Der inoxisionARCHIVEwebclient – arbeiten aus dem Browser

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Wussten Sie schon, dass Sie in jeder Version von inoxisionARCHIVE zusätzlich einen Webclient nutzen können? Mit diesem arbeiten Sie einfach aus Ihrem Web-Browser heraus – ob im Büro, Homeoffice oder Unterwegs. Es ist so einfach wie die Anmeldung bei Ihrem Social-Media-Account.

Features des inoxisionARCHIVEwebclients

Im inoxisionARCHIVEwebclient können Sie natürlich archivieren und recherchieren. Darüber hinaus können Sie sich aber auch Suchmasken anlegen – für optimale Ergebnisse bei der Recherche nach Ihren E-Mails oder Dokumenten!

Man kann den Status (z. B. zur Freigabe eines Dokuments oder eines Mitarbeiters) ändern und Sie können alles was Sie archiviert haben mit einem Knopfdruck teilen. Nutzen Sie viele Funktionen des inoxisionARCHIVEclients in Ihrem Browser!

Lassen Sie sich Ihr Archiv in Explorer-Ansicht darstellen und finden alles übersichtlich in der gewohnten Baumstruktur wieder.

Und auch in unseren inoxisionARCHIVEwebclient steht die OCR-Erkennung zur Verfügung

inoxisionARCHIVEwebclient – Ihr Archiv im Browser

Automatisierte Dokumenten-Archivierung? Mit der Stapelverarbeitung klappt’s!

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Das Papier stapelt sich – täglich kommen neue Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr bei den Unternehmen an. Alles in Ordner zu packen raubt Platz und Zeit – und dann haben wir noch unser altbekanntes Problem: Wie finde ich die Daten und Unterlagen schnell wieder? Wir haben die Lösung – die inoxisionARCHIVE Stapelverarbeitung!

Im Prinzip ist es einfach erklärt – Sie erhalten immer wiederkehrende z. B. Rechnungen – zu diesen wird einmalig eine Maske mit eindeutigen Erkennungszeichen erstellt und künftig werden alle Rechnungen zu der jeweiligen Maske automatisch erkannt, verschlagwortet und archiviert.

Erleichtert den Unternehmensalltag

Frau Müller erhält regelmäßig stapelweise Rechnungen und Lieferscheine – anstatt Alles im Einzelnen abzuheften und in Regale zu räumen oder einzeln zu scannen und per Hand zu verschlagworten, legt Sie alle Unterlagen auf Ihren Scanner und lässt die inoxisionARCHIVE Stapelverarbeitung ihre Arbeit machen. Nach wenigen Minuten sind alle Ihre Unterlagen gescannt, erkannt und archiviert. Durch die automatischer Verschlagwortung findet sie im Handumdrehen auch alle Ihre Dokumente wieder.

Alles was Sie in einer Maske angelegt haben wird automatisch erkannt und verschlagwortet.

Ihr Dokument automatisch erkennen und archivieren

Es ist ein einfacher Schritt zur vollautomatischen Erkennung und Archivierung Ihrer Dokumente! Legen Sie eine Maske an, in welcher festgelegt wird, woran inoxisionARCHIVE das eingescannte Dokument eindeutig erkennt (Kundennummer, USt-IdNr., und weiteres).Dokumente welche nicht erkannt werden konnten, erscheinen natürlich zur Nachbearbeitung.

Unterstützend können Sie zusätzlich zu den festen Merkmalen, wie USt-IdNr. und Kundennummer auch das Firmenlogo als Merkmal festlegen.
Die optische Zeichenerkennung ermöglicht auch QR-Codes oder Barcodes als Merkmal festzulegen.

Erweitern und weiter kommen.

Die Stapelverarbeitung kann auch durch das Zusatzmodul Meta-Index-Server erweitert werden. Damit können zusätzlich Informationen aus einer bestehenden Datenbank (CRM, ERP) über eine ODBC-Schittstelle angereichert und auch vervollständigt werden.

E-Mailarchivierung auf den Punkt gebracht!

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E-Mails sind aus unserem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Vor allem in Unternehmen kann man schnell die Übersicht über seine E-Mails verlieren – viele wichtige Informationen gehen verloren oder Sie verschwenden Ihre wertvolle Arbeitszeit damit, nach E-Mails zu suchen.

Recherche über den inoxision Webclient (Browser
Recherche über den inoxision Rechercheclient

Ein E-Mail-Archiv spart Zeit und Nerven

Warum auch Sie über ein E-Mailarchiv nachdenken sollten: Seine E-Mails, Anhänge und Faxe in einem Archiv zu einem Datenpool zusammenzuführen spart Zeit und Nerven – ein echter Mehrwert für Sie und Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden – ob 1-Mann-Unternehmen oder Konzern . Mit inoxisionARCHIVEmail wird es ein Kinderspiel!

Bei inoxisionARCHIVEmail erfolgt die Ablage der E-Mails inkl. aller Anhänge wahlweise halb- oder vollautomatisch. Sie können individuell festlegen, ob Mitarbeiter auf alle oder nur bestimmte E-Mails zugreifen können.

Entlasten Sie Ihr E-Mail-Postfach – eine dauerhafte Speicherung in Ihrem E-Mail-System ist nicht mehr nötig. Ihre E-Mail wird als Kopie revisionssicher abgelegt – gleichzeitig wird ein Inhaltsindex erzeugt – damit Sie später per Volltextsuche sekundenschnelle Ergebnisse erzielen.

inoxisionARCHIVEmail – ungeahnte Möglichkeiten

Integrieren Sie Ihr inoxisionARCHIVEmail in Ihre bestehende Software (z. B. Ihr CRM oder ERP) und recherchieren Sie direkt aus der Fremdanwendung – mit unserem Inegrationsclient oder dem Modul flexINTEGRATE ist das in (fast) jeder Fremdsoftware möglich.

Klassifizieren Sie Ihre E-Mails und ordnen Sie direkt aus Ihrem E-Mailclient (z.B. Microsoft Outlook oder Tobit David) eine Nachricht zum Beispiel einem Projekt zu – recherchieren Sie künftig mit der Projektnummer und finden Sie alle für dieses Projekt spezifischen E-Mails und Anhänge.

Mit inoxisionSecureMail haben Sie die Möglichkeit, verschlüsselte E-Mails aus Microsoft Outlook zu versenden die der Empfänger nur durch Passworteingabe einsehen kann

Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag – mit inoxisionARCHIVEmail!

Passgenaue Recherche-Masken für ideale Ergebnisse!

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Wussten Sie schon, dass Sie mit einer Recherche-Maske die Suche nach E-Mails und Dokumenten deutlich ergonomischer und zielgerichteter gestalten können? Die Idee dahinter ist ganz einfach: Wenn Sie von vornherein festlegen, auf was bei der Recherche geachtet werden muss, erzielen Sie noch schneller und effizienter gewünschte Ergebnisse als mit einer reinen Volltextsuche.

Was ist eine Recherche-Maske?

Frau Müller aus der Buchhaltung muss im Archiv einmal im Monat bestimmte Belege abfragen und prüfen ob alle nötigen Freigaben erteilt wurden. In Ihrer voreingestellten Recherche-Maske muss Sie nur eine von den 6 für Sie relevanten Belegarten auswählen und den Zeitraum von einem Monat eingeben – und schon hat sie schnell und übersichtlich alles auf dem Bildschirm.

Mit den Recherche-Masken bei inoxisionARCHIVE werden verschiedene Suchformulare individuell erstellt und gespeichert. Es gibt es zwei Möglichkeiten Ihre Recherche-Masken zu hinterlegen: Masken können auf dem lokalen Arbeitsplatz gespeichert werden und stehen somit nur den Benutzern dieses Arbeitsplatzes zur Verfügung. Oder die Masken werden freigegeben, dann stehen für alle oder auch nur für bestimmte Benutzer/Benutzergruppen zur Verfügung.

Um eine Recherche-Maske zu erstellen müssen Schlagworte für Such- und Listenfelder definiert werden. Sie können Ihre Schlagworte aus einer Liste auswählen oder auch individuell anpassen. Zusätzlich kann man auch ein Volltextsuche-Feld einblenden um ein noch genaueres Ergebnis zu erzielen. Eine Recherche-Maske individuell an die Ansprüche des Anwenders anpassbar.

Features der Recherche-Maske

Sie können die Recherche-Maske unter anderem zur Lückenprüfung nutzen. Beispiel: Sie wollen wissen ob alle Dokumente ordnungsgemäß und vollständig über einen bestimmten Zeitraum archiviert wurden. Dazu können Sie einfach einen Datums-Bereich auswählen in welchem alle archivierten E-Mails und Dokumente angezeigt werden.

Auch eine Bereichssuche ist mit der Recherche-Maske einfach durchzuführen. Wenn die Maske entsprechend angelegt ist, haben Sie die Möglichkeit nach variablen zu Suchen, wie zum Beispiel „kleiner als“ und „größer als“.

Gut zu wissen: Sie können Ihre individuellen Recherche-Masken auch für den inoxisionWebClient wie auch für Ihre inoxision Apps freigeben.

Einfach, praktisch, übersichtlich!

Sie sehen es hat einen deutlichen Mehrwert sich Masken zur Recherche zu erstellen – kommen Sie schneller und einfacher an Ihr Ziel und nutzen Sie Ihre Ressourcen effektiv!

inoxisionARCHIVE flexINTEGRATE

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inoxisionARCHIVE in Fremdanwendungen ohne Programmieraufwand

Stellen Sie sich vor, Sie könnten aus Ihrer etablierten Software (z. B. Ihrem ERP) heraus auf Ihr Archiv zugreifen. Das sieht nicht nur gut aus, sondern macht die ganze Handhabung mit dem Archiv einfach und ergonomisch. Mit dem flexINTEGRATE-Modul können Sie Ihr inoxisionARCHIVE in (fast) jede Fremdsoftware integrieren ohne direkt in die Fremdsoftware einzugreifen.

Alles in einer Oberfläche

Eigentlich ist es ganz einfach gesagt: Mit dem flexINTEGRATE-Modul haben Sie die Möglichkeit, Schaltflächen und Anzeigebereiche in der Fremdsoftware zu positionieren, mit welchen Sie direkt aus der Anwendung das Archiv einfach und praktisch nutzen können.

Anwendungsbeispiele

Um sich ein genaueres Bild davon zu machen, wie die Integration mit flexINTEGRATE aussieht haben wir hier zusätzlich als Beispiel die Integration in einer blueoffice- und einer microtech-Umgebung für Sie:

blueoffice mit flexINTEGRATE

Beispiel: Mit der Schaltfläche „Archivablage“ direkt auf die geöffnete Adresse ein Dokument einscannen.
Beispiel: Die Schaltfläche „E-Mail-Archiv“ zeigt im unteren Fenster sämtliche E-Mails der aktuellen Adresse. Im danebenliegenden Vorschaufenster wird die markierte E-Mail in der Seitenvorschau angezeigt und kann mit einem Doppelklick zur weiteren Verwendung in Ihrem E-Mail-Client geöffnet werden.
Beispiel: Die dokumentenechte Archivierung von gedruckten Dokumenten, wie z.B. einer Ausgangsrechnung, erfolgt mit dem inoxision ARCHIVE Druckertreiber. Die Schlagwörter werden hier direkt „im Ausdruck“ übergeben.

microtech mit flexINTEGRATE

Beispiel: Für die Recherche wird eine Schaltfläche „E-Mail-Archiv“ eingebaut, diese zeigt die Nachrichten der hinterlegten E-Mail-Adresse aus dem Archiv
Beispiel: Bei der Belegerfassung werden Buttons für die Ablage und Recherche der belegbezogenen Dokumente eingeblendet. 
Die Schaltfläche „Dokument ablegen“ startet den Ablageprozess (vom Scanner oder aus dem Filesystem) und übergibt automatisch die Dokumentenschlagworte
Beispiel: Mit dem inoxision ARCHIVE Druckertreiber haben Sie die Möglichkeit, eine dokumentenechte Archivierung von gedruckten Dokumenten wie bspw. einer Ausgangsrechnung darzustellen. Die Schlagwörter werden hier direkt „im Ausdruck“ übergeben.

flexINTEGRATE macht flexibel!

Wege zu uns.

Sie sind Anwender und möchten mehr über inoxisionARCHIVE wissen – dann finden Sie Ihren passenden Partner hier – https://www.inoxision.de/fachhaendler-finden.html

Wollen Sie Ihren Kunden eine optimale Archivierung bieten? Dann werden Sie inoxisionPARTNER – https://www.inoxision.de/inoxision-fachhaendler-werden.html

 

 

inoxision Partnerkonferenz 2018

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In Kulmbach fand am 04. und 05.05.2018 die jährliche inoxision Partnerkonferenz statt. Mehr als 100 Fachhandels- und Kooperationspartner nutzten die Gelegenheit sich über aktuelle Neuerungen zu informieren und in zahlreichen Workshops Ihr KnowHow auf den aktuellen Stand zu bringen.

Begeistert waren die Partner  über Neuerungen wie „Ablage Assistent“, „Workflow Tasks“, “ DSGVO Assistent“ und vieles mehr.

Über diese und viele weiteren Interessanten Neuerungen werden wir hier in den nächsten Wochen informieren.

 

 

inoxision ARCHIVE Enterprise Suite Release 6181 freigegeben

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Für alle Anwender mit aktiver Softwarepflegevereinbarung steht das Build 6181 zur Verfügung.

Neben vielen Optimierungen die das tägliche Arbeiten mit inoxision ARCHIVE noch effektiver machen, stehen hier vor allem die Freigabe des
Moduls „grafisches Merkmal“ für die Stapelverarbeitung (kostenfrei für alle Anwender mit Modul Stapelverarbeitung) und die Erweiterung des
Moduls „FlexIntegrate“ im Focus. Bei Fragen steht Ihnen Ihr inoxision Fachhandelspartner gerne zur Verfügung.

 

Informationsvideo zum „grafischen“ Merkmal